1. Rekisterinpitäjä
Kotipirtti ry, Kotipirtin palvelutalo, Käräjätörmä 12, 33310 Tampere, Puhelin: (03) 3153 31

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Mari Anttila, Kotipirtti ry, Käräjätörmä 12, 33310 Tampere, p. 0447636600, mari.anttila@kotipirttiry.fi

3. Rekisterin nimi
Kotipirtti ry henkilötietorekisteri

4. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisiin oikeusperusteisiin, kuten:

Suostumus (GDPR artikla 6.1.a): Asiakas on antanut nimenomaisen suostumuksensa tietojen käsittelyyn.
Sopimus (GDPR artikla 6.1.b): Käsittely on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi, esimerkiksi palveluiden tuottamiseksi.
Lakisääteinen velvoite (GDPR artikla 6.1.c): Käsittely perustuu lakiin, kuten sosiaali- ja terveydenhuollon sääntelyyn.
Oikeutettu etu (GDPR artikla 6.1.f): Esimerkiksi väärinkäytösten ehkäisy ja turvallisuuden varmistaminen.

Henkilötietoja käsitellään asiakkaiden terveydentilaan, asumiseen, toimintakykyyn ja elämänhistoriaan liittyvien palveluiden tuottamiseksi. Tietoja käytetään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, eikä niitä käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Kotipirtti ry:ssä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat asiakkaiden tietoja terveydentilaan, asumiseen ja toimintakykyyn sekä asukkaiden elämänhistoriaan liittyviä asioita. Tietoja käsitellään asiakkaiden antaman suostumuksen perusteella. Rekisteritietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, joka sille on määrätty. Osarekisterit: Vuokrankanto ja -valvonta, laskutus, ateria-, asumis-, siivous- ja kotihoidon palvelut. Asiakkaiden ja Kotipirtti ry:n oikeusturvan varmistaminen, sekä lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten mukaisten velvoitteiden hoitaminen. Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen.

5. Rekisterin tietosisältö
Kotipirtti ry:n rekisteri sisältää ensisijaisesti asiakkaisiin liittyviä tietoja. Rekisteriin tallennetaan asiakkaan yksilöintitiedot (esim. nimi, henkilötunnus), yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti), vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot, sekä lähiomaisen tai muun yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot. Lisäksi rekisteriin voi sisältyä hoidon järjestämiseen liittyviä terveystietoja, jotka ovat erityisiä henkilötietoja ja joita käsitellään erityisen huolellisesti.

Asiakasrekisteri koostuu tallenteista, jotka sisältävät henkilön yksilöimiseksi tarvittavia tietoja ja asiakkaan hoidon, sekä hoidon järjestämisen yhteydessä syntyneitä tai hoitoa varten saapuneita tietoja. Tietoja säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan, jonka jälkeen ne siirretään arkistoon säilytettäväksi arkistosäännösten mukaisesti. Säilytysajan jälkeen ne hävitetään asianmukaisesti. Rekisterien tiedot ovat salassa pidettäviä tietoja ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Salassapitovelvollisuus sekä tietojen ja tietojärjestelmien käyttö perustuvat lainsäädäntöön sekä normiohjaukseen.

Osassa toimitilojamme on käytössä tallentava kameravalvonta, jonka käyttötarkoituksena on muun muassa asiakas- ja henkilöstöturvallisuuden varmistaminen. Valvontaa suoritetaan ainoastaan ulko-ovilla ja lääkehuoneissa, ei asukashuoneissa. Kameravalvonnassa taltioitavia tietoja säilytetään korkeintaan 14 vuorokautta. Tallentavan kameravalvonnan piirissä olevat tilat on merkitty näkyvästi. Tarkempi kameravalvontaseloste on nähtävillä toimintayksikössä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakas, omaiset, edunvalvoja, hoitohenkilökunta ja terveyden- ja sosiaalihuollon asiakas-/potilasrekisterit asiakkaan tai hänen edustajansa suostumuksella.
Tiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tai hänen edustajaltaan. Tiedonkeruukanavia ovat esimerkiksi verkkolomakkeet, sähköposti, puhelin, asiakastapaamiset ja sopimukset. Lisäksi tietoja voidaan saada sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisilta asiakkaan suostumuksella. Sosiaalisen median kautta saatuja tietoja käsitellään vain, jos ne liittyvät asiakassuhteeseen ja asiakas on ne itse toimittanut.

7. Säännön mukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietoja luovutetaan ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, mutta tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, joilla on lainsäädännön nojalla oikeus tietoihin väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kotipirtti ry:n rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Rekisterin suojaus perustuu teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin, kuten käyttöoikeuksien hallintaan, salasanasuojaukseen, palomuureihin ja salattuun tiedonsiirtoon. Henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on siihen työtehtävien perusteella oikeus. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja koulutusta henkilötietojen käsittelystä järjestetään säännöllisesti. Henkilötietoja käsittelevät vain Kotipirtti ry:n erityisesti määrittelemät henkilöt sekä Kotipirtti ry:n toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet, joiden tehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26–29 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Tarkastuspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö osoitteella: kotipirtti@kotipirttiry.fi tai Kotipirtti ry, Käräjätörmä 12, 33310 Tampere. Tarkastuspyynnössä tulee mainita tietojen etsimiseksi tarpeelliset seikat sekä henkilön nimi ja postiosoite. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”), rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti. Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti, ja rekisterinpitäjä vastaa niihin EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti, pääsääntöisesti 30 päivän kuluessa.